La distancia entre realidad y Power Point

Cuando alguien presenta un proyecto todo pinta controlado, perfecto. La marca aparece perfectamente representada. Los consumidores interactúan de forma activa y van pasando desde una plataforma a otra sin ninguna dificultad. La prensa y los bloggers publican la noticia de forma repetida. Se produce una viralidad natural que hace que el proyecto se difunda solo. La plataforma tecnológica no genera ningún error y los resultados conseguidos son espectaculares. El presupuesto está controlado y encaja con la capacidad del anunciante.

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Este es el mundo del Power Point. Se trata de un maravilloso software tiene la capacidad de poder representar conceptos e ideas de una forma que pocos programas han conseguido antes. Lo que ocurre es que fruto de la expansión de este software, la distancia entre una propuesta y la ejecución final cada vez es más grande. Es muy fácil representar de forma atractiva una idea en un ppt, pero cada vez es más difícil es conseguir hacerlas realidad.

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En el mundo de los emprendedores se dice que no hay ningún plan que aguante el contacto con el mercado (en concreto business plan). Y es cierto. De la misma manera, no hay ninguna presentación Power Point que soporte el contacto con el mundo real. La presencia de la marca no queda tan bien definida, los consumidores no hacen caso del proyecto, la plataforma tecnológica genera problemas, siempre hay retrasos, la repercusión del proyecto es muy limitada y el presupuesto es mucho más elevado del previsto.

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Esta brecha entre  realidad y Power Point empieza a generar cansancio en muchos ámbitos. Dirección está cansada de ver planes cuya ejecución no tiene nada que ver con lo presentado. Directores de marketing cansados de ver como grandes ideas quedan en mini proyectos. Las agencias acaban agotadas ya que el tiempo dedicado al proyecto es muy superior a lo previamente previsto y económicamente no ha sido rentable. Es la frustración del Power Point.

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Para asegurar recortar esta distancia existen una serie de puntos que hay revisar:

1. Experiencia previa. La innovación es importante al igual que la experiencia. En el caso de no tener experiencia en la ejecución de una idea parecida, hay muchas probabilidades de que se produzca una distancia grande. La curva de experiencia en un mundo complejo es un indicador fundamental para anticipar una posible desviación.

2. Desconfía de presupuestos cerrados. Una idea no tiene un presupuesto cerrado, tiene una horquilla de trabajo con un % de variación en función de una serie de aspectos por definir. Se trata de gestionar expectativas. Da más confianza y seguridad enseñar una cifra, pero es irreal si el proyecto es complejo.

3. Proceso de trabajo. En función de cómo te describan el proceso y el tiempo de cada fase, podrás anticipar si realmente se tienen en cuenta todos los aspectos para hacer una «bajada» a la realidad de forma correcta. En proyectos muy complejos se hace una fase de idea, una segunda de concreción de funciones & cierre de presupuesto (pre producción) y a partir de ahí se pasa a ejecución. Sino se dedica tiempo suficiente a confirmar la pre producción, los proyectos no funcionan. Esta es la fase de trabajo crítica para recortar la distancia.

4. Equipo: Hay muy buenos vendedores, pero eso no implica que sean muy buenos ejecutores. Conoce quien es el responsable de llevar el proyecto a la realidad. Es muy difícil que el vendedor sea además muy buen gestor y coordinador. El vendedor busca vender, una persona con visión de producción tiene en mente la eficiencia. Son dos funciones en muchos casos antagónicas.

5. Multi view journey: Los proyectos hoy en día son cada vez más complejos. Por ello es crítico ver los recorridos de las diferentes tipología de personas que van a tener contacto con el proyecto. ¿Cual es la experiencia de los consumidores, de los medios de comunicación, de los empleados, de la dirección y de los distribuidores? La multivisión te permite anticipar muchos elementos críticos.

6. Define los elementos críticos: Hay que definir elementos clave para que el proyecto funcione. ¿Cuales son las actividades críticas, sin las cuales no va a funcionar? Si el proyecto depende de una serie de funcionalidades tecnológicas tienen que concretarse y sin estas el proyecto no debe avanzar. Si el proyecto depende de un famoso, debe de concretarse los criterios de selección. Si concretas estos puntos, acortarás el riesgo de desviación.

7. Riesgo de desviación: No todos los proyectos son iguales. Algunos son más arriesgados, otros menos. Por esta razón saber el grado de riesgo de desviación de cada uno permite gestionar de forma clara la expectativa de desviación. Si todos los integrantes son conscientes de esta posibilidad, es posible gestionar la posible frustración final.

A pesar de estos puntos, la distancia para mi seguirá creciendo. Personalmente creo que vivimos en una exaltación de las ideas. Una idea es intangible, con un margen enorme, lo que la hace terriblemente atractiva. La ejecución es compleja, problemática. Es más atractivo decir «he tenido una idea brillante» que «he hecho esto sin problemas». Por esta razón ensalzamos a pensadores en lugar de a ejecutores, cuando creo que lo más complicado es llevar a la realidad ideas. Igual ha llegado el momento en que deberíamos valorar más a aquellos que Hacen que los que Piensan. 

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