¿Cómo gestionar el tiempo de aprendizaje en las empresas?

Aquellos que nos hemos dedicado a servicios profesionales entendemos que existen dos variables críticas de nuestra actividad: el tiempo que dedicamos a nuestros clientes y los ingresos que obtenemos de ellos. En función de la distribución de estas dos tipos de variables podemos analizar la rentabilidad de nuestra actividad, pero no nos permite prever el grado de crecimiento futuro, que básicamente depende de la capacidad de una empresa de capturar aprendizaje. ¿Podríamos relacionar tiempo, conocimiento y crecimiento? ¿Qué deberíamos tener en cuenta para gestionar el aprendizaje en las empresas?

Variable clave de los servicios profesionales

En general en una empresa de servicios profesionales (agencias, consultorías, asesorías…), se contabiliza la cantidad de horas dedicadas por cliente para analizar la rentabilidad por cada cliente. Pero creo que es una análisis simplista. Cualquier persona que haya trabajado en servicios profesionales, sabe que existen cuatro variables clave para el desarrollo de su actividad con un cierto éxito:

• Contactos: para ofrecer tus servicios necesitas alguien que te escuche, que tenga menos conocimiento que tu y que esté dispuesto a pagar por ello.
• Método: no sólo es importante saber, sino demostrarlo, y documentarlo.
• Referencias: poder confirmar que ya has trabajado para alguna empresa haciendo un servicio igual o parecido.
• Equipo: al tratarse servicio, implica trato entre personas, por ello disponer de un buen grupo de profesionales es fundamental.

Con estas cuatro variables completadas, ocurren las empresas asentadas se dedican a crecer a través de hacer más grande la escala (+ clientes + equipo) para sacarle mayor rendimiento al negocio. Por otro lado cuando estas cuatro variables se dan, muchos empleados de estas empresas, deciden salirse de la empresa y crear su propio negocio de servicios profesionales.

El conocimiento se basa en a qué dedicas tu tiempo

De entre estas 4 variables la que me parece crítica es la del método. Es decir: el conocimiento que vas a revender, ¿De dónde lo saca una organización?  ¿Cuanto se dedica a incrementar el método y el conocimiento en las empresas? Si lo enfocamos desde la perspectiva del tiempo invertido por sus trabajadores tiene tres posibilidades:

1. Tiempo explotación: tiempo destinado a sacarle provecho del conocimiento de la organización. El conocimiento existe, lo único que hacemos es «adaptarlo» a las necesidades de otros clientes. Se trata de un tiempo de explotación ya que rentabilizamos un conocimiento adquirido.
2. Tiempo resolución: espacio destinado al desarrollo nuevo conocimiento centrado en la resolución de problemas de los clientes. No siempre los clientes quieren lo mismo o nos encontramos preguntas nuevas. El tiempo destinado estos nuevos retos, se amortiza con la «reventa» a otros clientes.
3. Tiempo investigación: número de horas destinadas al trabajo no asociado a clientes y referente a formar al equipo en otras materias, relacionadas o no con la actividad. Me refiero a tiempo de buscar nuevas cosas por Internet, leer libros o ebooks o probar nuevas herramientas.

Queda claro que si una empresa quiere tener un recorrido en el tiempo debe de balancear los tiempos de su equipos no sólo A QUIEN (clientes/proyectos) lo destinan, sino también EN QUÉ (aprendizaje) se destina.

Tipos de empresas en función de su modelo de aprendizaje

Últimamente me gusta mucho el ejemplo de las empresas que tienen una proporción de 60/30/10. No sé si debería de ser la norma, pero lo que sí me parece  relevante es ver cómo las empresas que siguen estas proporciones, construyen ingresos en el tiempo. Cuanto más investigas, más creces a medio / largo plazo (lógico).  A mi me gusta verlo en un ejemplo gráfico como este:

Una de las utilidades que te permite este análisis es poder clasificar empresas en función de cómo una empresa reparte el tiempo de aprendizaje. Esta son algunas de las tipologías de empresas que he vivido:

Empresas atrapadas en su presente.

Muchas empresas están con el agua al cuello. Su cuenta de explotación tiene problemas, por lo que el tiempo de investigación no viene a lugar, se trata de un lujo demasiado caro. Supone no destinar tiempo de explotación y además en el corto plazo tiene un coste. El problema está que sin este tiempo destinado, la cuenta de resultados en el medio plazo se reduce. Si envías a tus empleados clave a formarse o les das tiempo para que lo hagan traerán posibilidades para vender mejor a tus clientes. Es una baja inversión, con altas posibilidades de retorno.

Empresas reto-dependientes:

su ADN es solucionar problemas, nuevos retos, aquello que nunca se ha probado, ellas tienen que ser las primeras en hacerlo/probarlo. El problema de este tipo de empresa es que educan a sus trabajadores a buscar retos, con lo que la cultura de la empresa implica que nunca se repite nada, así que es muy difícil rentabilidad el conocimiento conseguido. Esta es una de las problemáticas de agencias creativas de primer nivel. Nunca se repiten, no es motivante para sus equipos. Si repiten, el talento de va. Su modelos es difícil de rentabilizar a no ser que sepan capturar el valor que aportan monetariamente (cobrar más alto).

Empresas en equilibrio:

hay empresas que saben mutar, saben cuando toca investigar, cuando buscar nuevos retos y cómo explorar su conocimiento. Esto supone en muchos casos que perspectiva del tiempo a largo plazo. No hay prisa, el equilibrio es una lucha constante en el tiempo, no una foto en un momento determinado. En general el tipo de managers de estas empresas son conscientes de que su principal activo son las personas y el conocimiento que estas desarrollan. Este tipo de empresas y de managers son escasos.

Knowledge is the main asset 

Esta reflexión, que nace de un sector tan competitivo como los servicios profesionales, se puede trasladar a cualquier organización de personas y departamentos dentro de una misma empresa. Sino se gestiona el aprendizaje en las empresas no se puede competir

La gestión del conocimiento de una organización no se basa en un software comprado y difícil de utilizar, sino tiene que ver con el tiempo de las personas. La dificultad está en poder medir el impacto del crecimiento del conocimiento en el crecimiento de la cuenta de resultados.

En general la formación dentro de grandes organizaciones produce más eficiencia de tiempo de un grupo de personas, pero estas eficiencias no se controlan ni se gratifican. Si trabajas en una empresa se asume que tienes un número infinito de horas que deben de estar dedicadas a proyectos. El tiempo dedicado a investigar cosas por tu cuenta (que te pille tu jefe leyendo algún blog como este) se considera una pérdida de tiempo. Lástima que en muchas empresas la investigación de nuevos elementos depende de la voluntad de mismos empleados.

Hasta aqui algunas reflexiones sobre el aprendizaje en las empresas. Espero haber ayudado